Layanan Penerbitan Surat Tugas Perjalanan Dinas dan Kegiatan Akademik (PKM/Penelitian)
Layanan ini memfasilitasi seluruh pegawai di lingkungan UIN Sjech M. Djamil Djambek Bukittinggi dalam mengurus administrasi Surat Tugas. Berdasarkan sumber pendanaan dan peruntukannya, pengurusan dibagi menjadi dua jalur:
Pendanaan Satker
Untuk perjalanan dinas resmi atau undangan kegiatan yang anggarannya dibebankan pada DIPA Satuan Kerja.
Pendanaan Mandiri
Fasilitasi penugasan kegiatan akademik (PKM, Penelitian, Karya & Buku Ilmiah) secara mandiri melalui aplikasi internal.
Pegawai wajib memastikan dokumen mutu baku berikut telah terpenuhi sebelum atau saat proses pengajuan dilakukan:
Jalur Pendanaan Satker
- Lembar Disposisi asli dari Rektor / Wakil Rektor / Kepala Biro / Kepala Bagian.
- Surat Undangan Kegiatan atau dokumen pendukung yang melatarbelakangi tugas.
- Dokumen pendukung internal (TOR dan RAB) sesuai kebutuhan perencanaan.
Jalur Pendanaan Mandiri
- Lembar Disposisi dari Rektor / Wakil Rektor / Kepala Biro UAPK / Kepala Bagian Umum.
- Dokumen usulan kelengkapan pengajuan usulan PKM dan Penelitian.
- Akun aktif pada aplikasi ATRASI UIN Sjech M. Djamil Djambek Bukittinggi.
Prosedur pengurusan dilakukan secara berjenjang oleh beberapa aktor pelaksana (Petugas Pelaksana, Tim Kerja, Kepala Biro, dan Rektor):
A Alur Pendanaan Satker
1. Menerima Disposisi
Pelaksana menerima lembar disposisi pimpinan beserta undangan kegiatan.
2. Pembuatan Konsep
Pelaksana memproses dan menyusun konsep Surat Tugas Perjalanan Dinas.
3. Paraf Koordinasi
Mengirimkan draft surat kepada Tim Kerja & Kepala Biro untuk diperiksa dan diparaf.
4. Penandatanganan
Draft surat diteruskan kepada Rektor untuk ditandatangani.
5. Agenda & Registrasi
Membawa surat ke bagian Agenda Surat untuk diberikan nomor resmi.
6. Legalisasi & Distribusi
Pembubuhan stempel dinas dan pengiriman surat kepada pegawai bersangkutan.
7. Arsip
Menggandakan & menyimpan dokumen ke dalam arsip fisik dan elektronik.
B Alur Pendanaan Mandiri
1. Menerima Disposisi
Pelaksana menerima disposisi pimpinan beserta berkas usulan kegiatan.
2. Input Aplikasi ATRASI
Memproses pembuatan draft surat tugas digital melalui sistem ATRASI.
3. Paraf Ketua Tim Kerja
Mencetak draft dan menyerahkannya kepada Ketua Tim Kerja Kepegawaian untuk diparaf.
4. Penandatanganan Pimpinan
Menyerahkan draft yang telah diparaf ke Pimpinan (Kepala Biro) untuk ditandatangani.
5. Agenda, Registrasi & Distribusi
Proses penomoran resmi dan pendistribusian ke pegawai bersangkutan.
6. Pengarsipan
Mendokumentasikan berkas surat tugas ke dalam sistem pengarsipan.
Estimasi Waktu Penyelesaian
| Kategori Pengurusan | Tahapan Waktu (Sesuai SOP) | Total Durasi |
|---|---|---|
| Surat Tugas Pendanaan Satker | Disposisi awal (1 Hari) + Pembuatan draft s.d Pengarsipan (1 Jam 20 Menit) | ± 1 Hari 1 Jam 20 Menit |
| Surat Tugas Pendanaan Mandiri | Penerimaan berkas (1 Jam) + Input ATRASI s.d Pengarsipan (1 Jam 45 Menit) | ± 2 Jam 45 Menit |
Catatan Penting untuk Pegawai:
Durasi waktu di atas merupakan norma waktu standar operasional saat berkas dinyatakan lengkap dan pejabat penandatangan berada di tempat (tidak sedang dinas luar/rapat).
Dasar Hukum Layanan
- Permenpan RB No. 19/2018 tentang Pedoman Penyusunan Peta Proses Bisnis Instansi Pemerintah.
- PMA No. 06/2022 tentang Perubahan PMA No. 19/2019 tentang Organisasi & Tata Kerja Instansi Vertikal Kemenag.
- PMA No. 72/2022 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama.
- KMA No. 1364/2021 tentang Peta Proses Bisnis Kementerian Agama.
- KMA No. 1179/2022 tentang Sistem Kerja (Khusus Jalur Pendanaan Mandiri).
